Eine technische Infrastruktur
Bei der ZKS handelt es sich nicht um eine Behörde, sondern um eine technische Infrastruktur, die sich im Endstadium ihres Aufbaus befindet. Die ZKS ermöglicht die für die Abwicklung des Nachweisverfahrens einen "länderübergreifenden und bundesweit einheitlichen Datenaustausch"  und hält zu diesem Zwecke folgende Funktionen vor:

Nachrichtenverteiler
Die Virtuelle Poststelle (VPS) übernimmt mit ihren elektronischen Postfächern Empfang, Verteilung und Versendung der Nachrichten. Sie ist dann als Anlaufstelle verbindlich zu nutzen, wenn die elektronischen Nachweisdokumente an die zuständige Behörde übermittelt werden. Davon abgesehen können die Beteiligten oder deren beauftragte Dienstleister im Vorfeld untereinander auch direkt ohne Einschaltung der ZKS kommunizieren.

Zentrale Adressverwaltung
Mit der VPS wird eine zentrale Adressverwaltung aller Verfahrensbeteiligten und Behörden sichergestellt. Hierzu müssen sich die Beteiligten einmalig mit ihrer behördlichen Nummer und ihrer Funktion im Entsorgungsprozess registrieren lassen, damit ein individuelles "Postfach", also eine Art virtueller Briefkasten, eröffnet werden kann. Die VPS ist wie ein E-Mail-Server zu verstehen, auf den über Internet zugegriffen werden kann.

Datenaustausch
Die Daten werden im jeweils adressierten virtuellen Postfach nur temporär und immer verschlüsselt für den definierten Empfänger abgelegt. Nur der rechtmäßige Inhaber des Postfachschlüssels kann die Dokumente aus dem Briefkasten abholen, entschlüsseln und lesen. Somit ist für die erforderliche Datensicherheit gesorgt. Zusätzlich wird bei der VPS ein zentrales Behördenpostfach eingerichtet, über das die ZKS die weitere Verteilung der Dokumente an die jeweils zuständige Behörde in den Bundesländern vornimmt. (Quelle: ZKS)